PREGUNTAS GENERALES SOBRE EL SISTEMA ESCOLAR
¿Qué funciones administrativas y académicas me permite automatizar el sistema?
Le permite llevar el control de caja y cobranza de su plantel. Le permite el registro en caja de diverso conceptos como colegiatura, uniformes, libros, transporte, etc. Manejo de becas, descuentos, condonaciones, recargos. Así como la obtención de reportes del tipo administrativos como estados de cuenta, Informes de adeudos y pagos, corte de caja y resúmenes de ingreso diario entre otros.
Le facilita el manejo de control escolar de los periodos ordinarios y extraordinario de su plantel educativo. Con este sistema puede imprimir listas de calificaciones, boletas, concentrado, actas, expedientes de sus alumnos, Constancias, estadísticas entre otras tareas.
Nuestro sistema de control escolar, es la solución completa, comprende todas las características y ventajas de los sistemas anteriores, ya que está orientada a resolver las necesidades de información académica y administrativa de su plantel educativo.
¿Pueden hacerse modificaciones al sistema, por necesidades especiales que pudiera requerir nuestro plantel?
Sí, plantee a nuestros gestores de ventas sus necesidades especiales, para que se le cotice el servicio de programación especial que su plantel requiere.
¿Es necesario tomar alguna capacitación para trabajar con el sistema?
Es indispensable que todo el personal que de una u otra manera tendrá contacto con el sistema (Cajera, Secretaria, Director, Administrador, Personal de Control Escolar, etc.) reciba el entrenamiento adecuado para operarlo de manera efectiva .
Se ha demostrado que muchos sistemas de excelente calidad han fracasado por el sólo hecho que el cliente no invierte en la capacitación de su personal para operar un sistema.
Si queremos asegurarnos que el sistema será aprovechado al máximo, es necesario impartir el curso de capacitación.
¿El curso de capacitación, qué duración tiene y tiene algún costo?
El servicio de capacitación de tiene una duración de 32 Hrs. impartidas, según tiempos y disponibilidad del plantel. Durante esas sesiones un asesor experto en implantación de sistemas educativos analiza cada uno de sus procesos de control escolar y administrativo y utilizando el sistema, como herramienta tecnológica entrena a su personal a realizar su trabajo de manera más productiva. Este servicio incluye también la instalación y configuración del sistema en su computadora o Red .
Este servicio de capacitación e instalación del sistema representan un tiempo de 32 hrs, mismos que se incluyen en la cotización del sistema.
Nuestro plantel presta los servicio de educación Primaria, Secundaria y Bachillerato. ¿Con el sistema, puedo llevar el control de los 3 niveles?
Efectivamente, el sistema le permite controlar N niveles educativos con el, siempre y cuando estos operen bajo la misma razón social y domicilio fiscal.
¿Cuántos Grupos puedo registrar en cada sección o nivel educativo en el plantel?
El sistema le permite registrar de manera ilimitada todos los grupos que su plantel necesite en cada ciclo escolar.
¿Si compro el sistema, recibo algún tipo de soporte técnico posteriormente?
Al momento que adquiere cualquiera de las versiones del sistema, se le proporciona un servicio de soporte técnico, vía telefónica, correo electrónico o fax, para ayuda en la operación del sistema por un tiempo de 3 meses, sin costo adicional. Posteriormente le seguimos prestando el servicio a través de contratos anuales de pólizas de asesoría.
¿Los reportes y documentos emitidos por el sistema, pueden incluir el logotipo de nuestro plantel?
Sí puede incluir en todos los reportes y documentos su propio logotipo.
¿Cuenta con algún control de acceso para cada usuario?
Para proteger la integridad y aumentar la confidencialidad de la información registrada en el sistema, le permite definir los perfiles de usuarios, la posibilidad de restringir el acceso a los datos por Departamento Académico o por Sección.
De esta manera, solo el personal autorizado podrá accesar la información que corresponda al departamento o secciones donde laboran.
¿El sistema, lleva también el control de Contabilidad y Nómina de un plantel?.
No, no es un sistema contable, ni de Nómina. Es un sistema especializado en control de caja y cartera de cuenta por cobrar, especializado en escuelas. Maneja conceptos especiales como becas, descuentos y condonaciones que los sistemas empresariales de cuentas por cobrar no incluyen.
¿Me interesa una demostración , a quién puedo acudir?
Contacte al distribuidor autorizado más cercano o de su ciudad.Envíenos un mail solicitando una demostarción sin compromisos a:
Me interesa implantar el sistema en mi plantel. ¿Qué hago?
Contacte al distribuidor autorizado más cercano o de su ciudad. Solicitenos una Demostración sin compromisos enviandonos una mail a
PREGUNTAS TÉCNICAS
¿En qué lenguaje fue desarrollado el sistema?
Lenguaje Visual Basic incluyendo Active X para dar un mejor acceso a su operación, por lo que su aprendizaje es sumamente rápido.
¿Qué manejador de Base de Datos utiliza el sistema?
Plataforma SQL y MSDE de Microsoft dependiendo del número de licencias que van a operar el sistema.
¿Por qué ?
Porque es una base de datos muy confiable y segura, además de versátil, lo que permite migrar los datos a cualquier herramienta de office.
¿El sistema puede trabajar en RED?
Sí, el sistema se presenta y cotiza en 6 mídulos según sea la necesidad de su plantel. Las cuales se mencionan a continuación.
1-Módulo de Administración General para el Control Escolar
2-Módulo para Internet.
3-Módulo de Administración para Back Office (Contabilidad).
4-Módulo de la Base de Conocimientos para la aplicación de exámenes.
5-Módulo para Dispositivos Inalámbricos (Palm o Pocket).
6-Creación de la Intranet Corporativa.
¿En cuántas estaciones puedo instalarlo?
Depende de su servidor y el tipo de base de datos que necesite, esto es, la base de datos SQL ofrece un sin número de licencias para la operación del sistema, no así el MSDE que permite únicamente hasta 25 usuarios trabajando concurrentemente.
¿Qué equipo necesito para trabajar con el sistema?
Un servidor con sistema operativo Windows XP o 2003 y todas las estaciones de trabajo que pueda necesitar conectadas en una LAN.
Adicionalmente considere impresora de matriz de puntos para imprimir recibos de pagos y reportes diversos, impresora de inyección de tinta color o láser para impresión de documentación con fotografía como son credenciales, directorios con fotografía, Álbum fotográficos, etc. Así como cámara digital o scanner para incluir la fotografía de los alumnos y personal en sus datos generales.
PREGUNTAS PARA RECIBIR UNA RESPUESTA ILUSTRATIVA:
Nuestro centro educativo, tiene 4 planteles en diferente domicilio de la ciudad, cada uno cuenta con una red de 4 estaciones. Nos interesa concentrar en un servidor principal los datos todos los planteles y trabajar en tiempo real con la captura de calificaciones e ingresos. ¿Puedo realizar alguna implementación de este tipo con el sistema?
Mediante enlaces digitales, se puede operar en línea los procesos académicos y administrativos del sistema desde diferentes localidades.
¿El sistema cuenta con algún sistema de seguridad para mi base de datos?
Sí, la seguridad se otorga desde el inicio de la sesión y por medio del sistema mediante login y password.
¿Puedo exportar datos de los alumnos a Excel?
Sí, puede exportar los datos de sus alumnos a hoja electrónica de Microsoft Excel.
Nuestro plantel necesita guardar algunos datos generales muy especiales de cada uno de nuestros alumnos, por ejemplo: la fecha de la boda de sus padres, nombre del médico familiar y alergias o enfermedades que padece, ¿El sistema, me contempla estos datos?
¿En el sistema, es necesario realizar algún cierre de ciclo cada periodo escolar?
No, porque al dar de alta un nuevo periodo escolar, automáticamente queda cerrando el periodo próximo anterior.
¿Los reportes que incluye el sistema, los puedo modificar a mis necesidades?
Si, tiene la posibilidad de crear, eliminar o modificar los reporte existentes.
PREGUNTAS DE CONTROL ESCOLAR
¿El sistema me permite llevar un control de los datos generales de mis maestros?
Sí. El sistema le permite llevar el registro y mantenimiento de los datos de todo el personal que labora en su plantel. Información como su horario disponible, materias que puede impartir, curriculum y datos generales puede almacenar en el sistema, permitiéndole obtener una variedad de reportes relacionado con su personal, como directorios generales, reporte de cumpleaños, credenciales, directorios con fotografías, álbum de personal, etc.
¿El sistema me lleva algún control de la documentación que se les solicita a los alumnos al momento de inscribirse, como: acta de nacimiento, fotografías, etc.?
Al momento de inscribir a los alumnos en el sistema, se solicita la documentación requerida por el plantel, misma que usted mismo define. De tal manera que el sistema lleva un control o inventario de cada documento que el alumno ha entregado o falta de entregar,
permitiéndole obtener un reporte con esta información.
Nuestro plantel es de nivel universitario y ofrecemos 22 carreras. ¿El sistema,tiene algún límite de carreras que pueda manejar?
No. El sistema no lo limita en ningún momento. Usted puede manejar "N" número de carreras, "N" número de secciones, "N" número de planes de estudio y "N" número de alumnos.
La Secretaría de Educación Pública (SEP) me solicita la estadística Inicial, de Población Escolar y Existencia por edades. ¿Lo puedo obtener con el sistema?
Afirmativo, el sistema, le permite obtener las estadísticas que menciona, además de estadísticas por zona geográfica, de escuela de procedencia y relación de bajas.
¿Puedo en el sistema, almacenar la fotografía del alumno en sus datos generales?
Sí, El sistema, le permite capturar además de los datos generales de los alumnos, la fotografía de éstos, permitiéndole de esta manera obtener reportes con fotografía como: credenciales, directorios, anuarios, etc.
¿Los reportes que incluye el sistema, los puedo modificar a mis necesidades?
El sistema incluye un poderoso diseñador de reportes y formas. Todos los reportes del sistema, fueron desarrollados con esta herramienta, lo que le permite modificar y adaptar a sus necesidades todos los reportes que el sistema emite y crear un ilimitado número de reportes totalmente personalizados a su plantel.
El sistema puede imprimir el formato de boleta particular que mi plantel usa actualmente.
El sistema incluye un módulo para diseñar y emitir casi cualquier formato de boleta (95% de probabilidad). Aun así, puede que su formato de boleta sea muy especial y el sistema de manera natural no lo imprima, por lo que tendríamos que prestarle un servicio de programación especial.
¿El sistema me permite incluir el promedio general del grupo en la boleta del alumno?
Sí, el sistema puede incluir el promedio del grupo en la boleta de los alumnos.
¿Puedo con el sistema, incluir el promedio de varias asignaturas a una Asignatura base?
Sí. Por ejemplo, usted puede indicar que el promedio de las calificaciones de las materias de Historia y Civismo se asigne a la asignatura de Ciencias Sociales.
Al calcular el promedio de boletas necesito que no considere las calificaciones con cero.
Al sistema puede indicarle si requiere considerar las calificaciones con cero o no, según sea su necesidad.
Necesito llevar dos Planes de estudio por cada nivel, un plan interno y el plan oficial que exige la Secretaría de Educación Pública. ¿Puedo hacerlo con el sistema?
El sistema le permite registrar "N" número de planes de estudios.
En el sistema un plan de estudios agrupa las asignaturas a impartir en una sección. Por lo general los planes de estudios se clasifican en Oficiales e Internos. Los primeros se integran con las asignaturas oficiales dadas por la dependencia de incorporación. En complemento, los planes internos agrupan todas las materias adicionales al plan oficial.
¿Puedo presentar lugares de aprovechamiento en el sistema?
Sí, puede presentar el lugar de aprovechamiento de cada alumno en su boleta.
¿Puedo crear e imprimir las credenciales para mis alumnos?
El sistema automatiza el proceso de credencialización del plantel. La fotografía del alumno es incorporada al formato de credencial creado libremente en el diseñador de reportes del sistema.
¿Puedo incluir código de barras en los diseños de credencial del sistema?
Si. Los formatos de credenciales creados por el sistema pueden incluir código de barra y pueden ser impresas en papel, cartoncillo o PVC dependiendo del material soportado por su equipo de impresión.
¿El sistema me puede manejar diferentes sistemas de evaluación para cada uno de los niveles educativos que cuenta nuestro plantel?
El módulo académico del sistema es altamente parametrizable, asegurando un alto grado de adaptabilidad al escenario académico de cada plantel. Ofrece las herramientas necesarias para personalizar las diferentes formas de evaluar de cada sección o nivel.
Nuestro plantel registra para cada sección el sistema de evaluación oficial y un sistema de evaluación interno. ¿Puede el sistema controlar ambos en cada nivel?
Sí, el sistema puede llevar un control de los sistemas de evaluación interno y oficiales vigentes para cada sección del plantel.
Nuestro plantel califica, en cada asignatura, aspectos como: las faltas, la conducta y las tareas. ¿El sistema puede llevar este control por materia?
Efectivamente, puede inclusive hasta llevar un número diferente de periodos de calificación, faltas y conducta por cada asignatura.
¿Cómo se realiza la captura de calificaciones en el sistema?
Puede ser una por una, o también por medio de un importador siguiendo cierto estándar para que la interface sea exitosa.
La población escolar de nuestro plantel es mixto y nuestras listas de asistencia necesitamos que aparezcan primero todas las mujeres del grupo alfabéticamente y enseguida todos los hombres también de manera alfabética. ¿Puede el sistema imprimir de esta manera las listas?
Sí, en el cardex del alumno existe la posibilidad de identificar a los alumnos en cuanto a su género y por ende, obtener reportes de cualquier tipo por género.
¿Con el sistema puedo publicar calificaciones en Internet para que sean consultados por los padres de familia y/o alumnos?
Sí, existe una interface que nos permite ligar las calificaciones con el sitio del colegio para que los papas y alumnos puedan ser sus calificaciones por Internet.
¿Qué conceptos de cobro y cuántos puedo definir en el sistema?
Puede definir conceptos de cobro tanto como tenga previstos y los que pudiera tener en un futuro, no hay limite.
¿El sistema trabaja también como una caja de ingresos en mi plantel?
Solo para efectos de recaudación, al final del día recibe un corte de caja que debe ser igual al ingreso de su caja.
¿Puedo tener varias cajas de ingresos trabajando con el sistema?
Puede tener una caja de ingreso para Primaria, una para Secundaria y también, otra para Preparatoria y/o Universidad.
Varias estaciones de trabajo pueden trabajar vario el concepto de caja de ingreso.
¿En el sistema puedo hacer correcciones en pagos en caso de un error?
Puede hacer la cancelación del documento y volver a crear otro documento, por efectos fiscales.
¿El sistema me permite manejar pagos en dólares?
El sistema es multimoneda, pueden ser dólares, soles, pesos, liras, francos, etc.
¿El sistema puede emitir recordatorios de pago a los alumnos, deudores, incluyendo un estado de cuenta en el documento?
Vía el correo electrónico el alumno, puede recibir calificaciones, estados de cuenta financieros y recordatorios de todo tipo.
¿Con el sistema puedo implementar recargos acumulativos al día "X" de cada mes?
Puede calcular recargos de los meses y mensualidades que usted desee.
¿Para definir un recargo en el sistema, debe ser en porcentaje o en cantidad?
El recargo se define en cantidad y al aplicar se preguntan el número de meses o mensualidades que debe de cobrar.
Necesito cobrar 2.00 pesos diarios de recargo después del día 15 de cada mes, pero solo los días hábiles ¿puedo hacerlo con el sistema?
No, a ese nivel no está programado el sistema, lo más común es cobrar recargos por mes o mensualidad.
Nuestro plantel cobra un recargo diario del 2% después del día 10 de cada mes, solo los días hábiles, necesitamos también que el sistema deje de calcular los recargos al acumular la cantidad de $650.00 pesos. ¿Puedo implementarlo con el sistema?
No, a ese nivel no está programado el sistema, lo más común es cobrar recargos por mes o mensualidad.
Nuestro plantel hace un descuento del $50.00 pesos si el alumno paga los primeros 5 del mes, después del día 10 de cada mes se le cobra un recargo mensual de 150.00. ¿Puedo llevar esa implementación con el sistema?
Si, el sistema maneja reglas de aplicación en donde pueden definirse ambos conceptos al cobrar una mensualidad o mes.
Nuestro colegio cobra 0.10% diario de recargos después de los primero 10 días del mes, también necesito que el recargo se vaya sumando al importe base y la siguiente vez que cobre recargo sea sobre el importe base más el recargo. ¿Puedo implementarlo con el sistema?
No, a ese nivel no está programado el sistema, lo más común es cobrar recargos por mes o mensualidad.
¿El sistema, puede calcular impuestos sobre los importes de las colegiaturas?
Si, es posible que cobre impuestos el sistema por el pago de colegiaturas o por cualquier otro tipo de conceptos gravables.
¿Qué porcentajes utiliza el sistema para el cálculo de impuestos?
En el sistema podemos configurar el impuesto y tener tantos decimales como se desee.
¿El sistema me permite imprimir reportes de ingresos?
Si, tiene los reportes básicos y comunes que se utilizan en el aspecto financiero.
¿El sistema me permite imprimir reportes de adeudos?
Sí, en la batería de reportes tenemos los más comunes y si desea alguno más puede ser integrado sin ningún problema.
¿El sistema me permite crear documentos como cartas de buena conducta o documentos de formato libre generales?
Contiene un controlador de reportes que es capaz de agregar o eliminar reportes desde cualquier carpeta.
Me interesa que mis alumnos puedan pagar en las sucursales bancarias del banco con el que trabajo. ¿El sistema me permite hacer esto?
Si, en este caso hay que coordinarse con el banco para importar la información en un diseño especial y crear una interface para su almacenamiento.
En Innovación y Sistemas, redefinimos la Ingeniería del Software, por lo que desarrollamos el software que usted necesita a su medida.
Preguntas Frecuentes sobre Sistema de Control Escolar.
Preguntas Generales sobre Sistema de Control Escolar.
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